Controle de Estoques

Estoque, em qualquer tipo de organização, é todo bem destinado à venda ou produção, que é armazenado por um determinado espaço de tempo. Entender como controlar seu estoque é essencial para você lucrar mais, atender melhor o seu cliente e evitar que ele procure um concorrente por não encontrar o produto que queria.

A falta de gerenciamento de estoque é um problema comum entre os empreendedores e pode ser fatal para sua empresa. O estoque influencia diretamente nas suas compras. Se você comprar a mais, corre o risco de perder mercadorias por prazo de validade ou os produtos podem encalhar. Se você comprar a menos, pode perder oportunidades de vendas.

 

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O problema é que a falta de tempo e confiabilidade para fazer o controle manual e a dificuldade em utilizar ferramentas complexas representam barreiras para muitos empreendedores, micro e pequenos empresários realizarem sua gestão de estoque. Uma excelente alternativa é o uso de ferramentas práticas como o Excel, que possuem um custo mais acessível. Por exemplo, com uma boa planilha de controle de estoques, você vai identificar a quantidade de materiais existentes, quando um novo pedido deverá ser feito e o valor total que seu estoque representa para sua empresa.

Vamos ver agora cada um dos conceitos necessários e como eles são tratados em uma planilha de Controle de Estoques:

a) Inventário

Inventário é o processo de contagem dos estoques de produtos, mercadorias e materiais de uma empresa. É uma ferramenta muito importante para que você tenha nos seus estoques as quantidades corretas, evitando assim possíveis atrasos nas entregas de pedidos de clientes e/ou custos desnecessários.

Por exemplo, se você tem um mercado, é essencial que você controle quantos quilos de arroz você já possui e qual a quantidade mínima que você deve possuir para não ter eventuais problemas. Agora suponha que você possua uma padaria. Imagina se você descobrir, no começo do dia, que não tem farinha suficiente para fazer a quantidade de pães que normalmente são vendidos nesse período da manhã. A imagem do seu estabelecimento ficaria prejudicada e você ainda perderia a oportunidade de gerar receitas para sua padaria. Esses e outros problemas são facilmente evitados quando o inventário é realizado.

Veja um exemplo de inventário em uma planilha de Controle de Estoques preenchida.

Inventário

Como se pode notar nesse caso, o estoque inicial de camisas e calças é igual ao estoque mínimo. Isso representa um alerta para o empresário, que usa essa informação para tomar a decisão de adquirir junto ao seu fornecedor mais camisas e mais calças. Já no caso dos sapatos, chinelos e meias, a quantidade em estoque desses produtos está distante da quantidade mínima, mostrando que, por agora, o empresário não precisa se preocupar com novas aquisições.

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b) Entradas e Saídas

Após a realização do inventário, é necessário agora controlar as compras/aquisições e as vendas/usos. Essa etapa é importante para você ter sob controle a quantidade de produtos que você tem em estoque depois de eventuais vendas ou compras. Mesmo você tendo feito o inventário, aquelas informações não são suficientes para o controle do seu estoque, se você não registra as mudanças que ocorrem nele. Os dados de entrada e saída são tratados com o estoque inicial para fornecer o estoque atual. Vamos ver agora um exemplo de uma planilha de Controle de Estoques preenchida com as entradas e saídas.

Entradas e Saídas

Como se pode ver, o trabalho nessa etapa é bem tranquilo. É importante que você preencha a coluna de “Nota Fiscal”, pois, quando necessário, ela vai te ajudar a fazer um acompanhamento mais eficiente do número da nota fiscal referente a uma compra ou venda.

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c) Controle

Agora que os dados sobre o estoque da empresa foram preenchidos, é hora de realizar a análise das informações geradas por eles. Nessa etapa, você não precisa preencher nada. A aba “Controle” serve exclusivamente para você interpretá-la e usá-la para sua tomada de decisão. Nela, você poderá saber qual é o seu estoque atual e verificar se ele está muito próximo do estoque mínimo ou não. Além disso, você poderá saber qual o valor do estoque total, baseado no valor unitário de cada produto. Veja um exemplo abaixo.

Controle

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A aba também proporciona o controle de entradas e saídas mensais e o valor de estoque de cada produto para cada mês. Vamos ver um exemplo?

Controle 2

Com as informações de desempenho do estoque mensal, você consegue fazer uma análise de sazonalidade durante o ano. Por exemplo, talvez haja um mês em que você venda mais, então é importante ficar atento para a reposição nessa época. Em contrapartida, também pode haver um mês em que você venda pouco. Além de mostrar para o empreendedor que, nesse mês, não é necessário adquirir junto aos fornecedores grande quantidade de produtos, é também um indicador de desempenho de vendas. Com essa informação, você pode buscar soluções para melhorar a geração de receitas nesse período.

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d) Valor do Estoque Mensal

Agora que já preeenchemos e analisamos as abas da planilha de Controle de Estoques, chegou a hora da análise gráfica do estoque mensal. Nessa aba, você consegue verificar visualmente os valores de estoque de cada mês. Vamos ver e analisar um gráfico pronto?

Valor do Estoque Mensal

A linha azul mostra o valor dos produtos em estoque de cada mês. Se essa linha estiver abaixo de R$ 0,00, é sinal que alguma coisa está errada. No exemplo acima, os meses de janeiro e fevereiro indicam esse tipo de situação, ou seja, você deverá identificar as causas e buscar formas de melhorar o processo nesses períodos.

 

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